メールを安心して使うために【メールのネチケット(エチケット)】を確認

メールは、使い方にも注意しないと、思わぬ落とし穴があります。普段の会話ではなんでもないことが、メールだと誤解をまねくこともあります。また、ウイルスや詐欺(フィッシング詐欺)などの多くは、メールを悪用するので、セキュリティ面でも注意が必要です。

 

なお、利用者が守るべき基本的なモラルやマナーのことを、インターネットの世界では、「ネチケット」(netiquette)と呼ばれています。ネットワーク(network)とエチケット(etiquette)の合成語です。

 

そこで、メールを安心して使うための方法を整理し、【メールのネチケット(エチケット)】としてまとめました。メールの書き方、送信・返信時の注意事項、添付ファイルの扱い、迷惑メールなどの危険なメールへの対応など、私の苦い経験も含め、まとめました。

 

このメールのネチケット(エチケット)に関しては、以下の有名な「ネチケットガイドライン」があります。

  「ネチケットガイドライン」   サリー・ハンブリッジ著

   http://www.cgh.ed.jp/netiquette/rfc1855j.html

今回は、この「ネチケットガイドライン」の内容をもとに、最新の内容に修正・追加しています。

 

この「ネチケットガイドライン」、1995年と今から20年以上も前に書かれたものですが、今でも通用する内容が多くあります。

 

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メールのエチケット(ネチケット) *夢一灯編

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上記の「ネチケットガイドライン」の電子メールの解説部分を参考に、これまでの経験(主に失敗談)と、最新の内容を加味して、電子メールを使うときの注意すべき点をまとめてみました。

 

 

(1) 電子メールは万能ではありません。電話なども有効に活用しましょう。

 

電子メールの内容で、言いたいことを正確には伝えるのは、特に難しい場合があります。緊急に連絡が必要な場合、メールだと感情的になるような場合などは、電子メール以外の手段(電話、直接会う 等)を利用しましょう。

 

(2) インターネット上のメールは安全ではありません。

 

インターネットでのメールは盗聴の危険性や、メールが悪用される危険性があります。クレジットカード番号、パスワードなど他人に知られたくない個人情報や非公開情報などは、基本的にメールには書かないようにしましょう。

 

(3) 不審なメールは「無視」が大原則、絶対に返信しないことが大事です。

 

不審な迷惑メールは、「SPAMメール(スパムメール)」や「ジャンクメール」とも呼ばれています。簡単に言えば、”要求していないのに、一方的に送られてくるメール”です。返信するとメールアドレスが本物と分かり、それ以降、迷惑メールの餌食になります。詳しくは、以下を参照ください。

 

【迷惑メール】とは、勝手に送られてくる危険なメール、その実例とは

http://netyougo.hatenablog.com/entry/2018/03/09/110848

【迷惑メールの対策】の基本は、不審なメールは無視し、何もせず削除

http://netyougo.hatenablog.com/entry/2018/03/09/111052

【SMS】の使い方とは 悪用した詐欺にも注意

http://netyougo.hatenablog.com/entry/2018/03/09/111752

 

(4) メールの件名は分かりやすく、メールの結論が一目で推測できるような件名を

 

毎日多くのメールを受け取る人は、メールの件名で、「すぐ読むべきもの」もしくは「後回しにしてもよいもの」を判断します。

 

まず読み手が中を開かなくてもどんな内容なのかをすぐに判断できること、これがメールにおいての“良い件名”だと言えます。なお、件名が長くなっても考えもの、タイトルは“手短に”かつ“的確”にする必要があります。

 

 

(5) メールの本文は1行について(漢字で)30文字の長さを目安にする。

 

「(漢字で)1行30文字前後」、これはメールを書く上での鉄則と言ってもいいくらい重要なことです。その理由は大きく分けて2つあります。

 

まず1つは“読みやすさ”。人の目で読む横書きの30文字という長さは、“ひとかたまり”として読むことができるちょうどいい分量なのです。それが40文字になると、左から右へと文章に合わせて視線を動かさなくてはいけなくなります。

 

つまり30文字にすることにより、左から右へと視線を動かすことなく、そこからどんどん下にある次の文章に視線を動かすことが可能になります。読み手にとって素早くメールの内容を理解することができる文字数、それが1行30文字前後なのです。

 

また、コンピュータの表示は、書面にくらべて読みづらくなる傾向があります。段落ごとに一行空けたり、きりのよいところで改行したりするなどして、読みやすくする工夫をした方がよいでしょう。

 

(6) 返信はなるべく早く必ず出すようにして、基本的に送信者のみに返信しましょう。

 

送信した人は、本当に届いたか不安になっている場合もあります。メールを受信したらなるべく早く返信するようにしましょう。もし、返信が遅れる場合は、その旨をまず連絡しましょう。

 

返信は基本的に送信者のみに返信することが原則です。必要な場合を除き、全員に返信することは基本的に避けるようにしましょう。

 

(7) 送信する前に読み直す。

 

電子メールでは文章を書いたら一度読み返し、相手に失礼でないか、また余計な情報を書いていないか、注意してください。

 

電子メールは簡単に出せますが,一度送ったメールは取り消しはできない上に,相手の手元に残ります。内容を慎重に検討し、メールを出す前に相手の立場になって十分確認してから、送信しましょう。

 

(8) 送信する内容には慎重になり、感情的なメールは避けましょう。

 

電子メールで感情的な応答をしたい時は、すぐに送信せず、しばらく時間をおき、冷静になるまでしばらく待ちましょう。

 

相手の悪口や中傷をメールに書いて送ると、トラブルの原因になりますので、絶対にしないでください。

 

メッセージに対して感情的な応答をする時、送信する前に一晩待ってみましょう。

 

電子メールは簡単に別の人に転送されます。他の人についてあなたが何かを言う時には、責任を持って、しかも注意深くなければいけません。

 

あなたはそのような意図ではないのに、相手が傷ついたり怒ったりすることがあります。文だけではニュアンスは正しく伝わらないからです。誤解を生む表現や冗談は控えましょう。

 

おもわずムカッとくるようなメールを受けとることもあります。たとえ挑発されても、激情的なメッセージを送ってはいけません。送信したら、メールは訂正も削除もできません。送信した後、悔やまないよう、感情的なメールは避けましょう。

 

時間をおいて、もう一度相手のメールを読み返し、返事が必要ならば、気持ちを抑えて書きましょう。

 

(9) 添付ファイルを送る時は、添付ファイルに関する情報を必ず伝えましょう。

 

添付ファイルを送る場合、是非そのメールを受け取る相手に、添付したファイルの内容を(形式、圧縮・暗号化の方法など)をはっきりと伝えるべきです。添付ファイルについての情報が何もないと、そのメールを受け取った人がどうしていいのかわからなくなります。

 

また、添付ファイルについての説明は、ウイルスとは無関係な安全なファイルである旨を伝える意味でも有効です。できる限り多くの情報を伝えてあげてください。

 

(10) 受信するメールの内容には寛大になりましょう。

 

相手は自分とは違う価値観を持っています。また、文章では相手の本当の言いたいことが分から無い場合もあります。受信するメールの内容には寛大になり、冷静に受け止めましょう。

 

(11)虚偽の情報には注意すると共に、虚偽の情報を流さないようにしましょう。

 

メール内容は全て真実とは限りません。メールには偽りや、ごまかす内容が入っているかもしれません。あるメッセージが本物だと思い込む前に、常識の「現実性チェック」を適用しましょう。

 

(12) メール作成時は、文化、言語、ユーモアの基準が違うことを考慮に入れましょう。

 

相手は、文化、言語、ユーモアの基準があなた自身とは異なっている人間であることを忘れず、表現には注意をしましょう。

なお、外国にいる人とのメールの場合、時差があることにも注意してください。以前、外国の人に、大事なメールを送信したのに、返信がなかなか来なくて心配したことがありましたが、実は、そこの国とは時差が8時間ありました。返信が遅いのも当たり前でした。

 

(13) 他人の文章を許可なくメールで流したりしないようにしましょう。

 

他人の文章を勝手に利用すると著作権を侵害します。

家族や親しい友人とのメールのように、私的利用目的で「家庭や家庭に準ずる範囲内」での利用であれば、著作権を侵害しませんが、会社やメーリングリストなどの、多くの人とのメールのやり取り時に、他人の文章を勝手に利用すると著作権を侵害します。

もし、他人の文章を利用する場合は、自分の文章の中に、関連する部分だけ利用する「引用」という方法を使い、引用元を明示し、利用しましょう。

 

注意!! 他人の文章を引用する場合

 

自分のオリジナルの文章が多くを占め、自分の文章の説明や補強として、他人の文章を利用する(引いてくる)というのが引用する場合の基本です。

 

以下に、著作権法を参考に、引用時の注意事項を示します。

 

(a)他人の文章を引用する必然性があること。

(b)かぎ括弧をつけるなど,自分の文章と引用部分とが区別されていること。

(3)自分の文章と引用する文章との主従関係が明確であること(自分の著作物が主体)。

(4)出所(出典)の明示がなされていること(引用部分の作者名・作品名、ホームページのURL等)。

 

(14) 受け取る相手に対する気配りを心がけましょう。

 

あなたが誰であるか他人に確実にわかるようにするため、メールの終わりに1行か2行の連絡先情報を入れましょう。インターネット用語では、「署名(シグネチャ)」として知られています。これは名刺の代わりになります。

 

(15) メールの送信先は間違えないように注意し、送信前に必ず今一度確認しましょう。

 

送信するメールアドレスを間違うと大変な事になります。仲間に送信するのを間違って上司に送信したり、誤って会社の機密情報を他社の人にメールすると大変です。送信前に、必ずメールの送信先を今一度確認する習慣をつけましょう。

 

(16) 送信先の区別(TO、CC、BCC)を使い分けましょう。

 

意外に間違いが多いのが、送信先の区別(TO、CC、BCC)の間違いです。

 

   TO :メールを読んで、何かをしてもらいたい人

   CC :参考に読んでほしい人(carbon copy)

   BCC :他の送信先を見せずに同じ内容を送る場合の宛先

                (blind carbon copy)

 

BCCに指定したアドレスは、メールのヘッダーには記載されず、結果的に、アドレスを隠して送ることができるので、無関係な複数の人に送信する場合などに使用します。

 

注意!! BCCを使う時、BCCのみを使用し、同時にTO、CCを使用しない!!

 

BCCどうしであれば、相手のアドレスは見えませんが、同時にTO、CCを使用すると、やっかいな問題が生じます。

 

TO、CCの宛先には、BCCの宛先は見えません。しかし、BCCの宛先には、TOとCCの宛先は見えています。

 

BCCを受信した人が全員返信する場合があり、この場合はTOとCCの人にも送信されるので(BCCの人には送信されません)、BCCを使うとき、同時にTO、CCを使うことは避けた方が無難です。

 

(17)ウイルス対策は必ず実施しましょう。

 

ウイルスは、メールを媒体にして広がっていくのが殆どです。メールを使用する場合、ウイルス対策は必須です。

迷惑メールの添付ファイルや、知っている人からの添付ファイルにウイルスが混入している場合もあります。また、自分がメールで送信する添付ファイルがウイルスに感染している場合もあります。

自分の為、相手の為にも、必ず、ウイルス対策ソフト(セキュリティ対策ソフト)を導入すると共に、ウイルス定義ファイルは定期的に更新しましょう。

 

(18) 怪しいメールの添付ファイルは危険、安易に開かないようにしましょう。

 

添付ファイルには、ウイルス、スパイウェアなどが潜んでいることが多いので要注意です。怪しいメールの添付ファイルは、絶対に開かず即削除しましょう。

 

なお、差出人を偽って送られて来るウイルスつきメールもあるので、知人からのメールであっても添付ファイルには気をつけましょう。

 

(19) 怪しいメールの中のリンク(URL)は絶対にクリックしない。

 

怪しいメールにあるリンクをクリックすると危険なホームページに誘い込まれ、詐欺にあったり、個人情報を盗まれたりします(フィッシング詐欺)。絶対にリンクをクリックしないことが必要です。

 

(20)「差出人(送信者)を偽る」メールに騙されない。

 

差出人を偽るメールは、"差出人詐称ウイルスメール"(詐称(さしょう))と言われ、差出人を変更し送られて来る、ウイルスつきメールのことです。

 

実は、メールの差出人は簡単に変更することができます。ウイルスなどの不正ソフトは、このことを利用しますので、差出人が知人の場合でも、メールの内容がいつもと違い、変だと感じたら、そのメールを安易に信用せず、その知人に確認しましょう。

 

(21) HTML形式を使わず極力テキスト形式で送信しましょう。

 

最近は文字の色・大きさを変化させたりする事ができる”HTML”形式のメールを見かけますが、この形式を悪用したウイルスも多く、この形式は利用せず、テキスト形式でメールを送るようにした方が望ましいです。

 

HTMLメールはホームページと同じように飾り付けたレイアウトのメールを送るための機能で、これを悪用しメールの受信者にウイルスを送り込む事例が発生しています。

 

また、HTML形式が危険ということで、この形式のメールを嫌いな人もいますので、不必要にHTMLメールを使わないように心がけましょう。

 

(22) チェーンメール(chain mail)を出さないようにしましょう。

 

チェーンメールは、「○人に転送しなさい」「多くの人に転送して下さい」など多数への転送を依頼するメールです。輸血の依頼・人捜しなどの「善意メール」も、多数へ転送されるため、チェーンメールに含まれます。

 

電子メールは転送が容易で、ねずみ算式に広がるので、内容にかかわらず、このようなメールは転送しないのがマナーです。

 

手紙と違って、電子メールは郵便に比べ転送が容易なため、わずか数名の人に転送しただけでも、次の人もそれを繰り返すので、倍々ゲームのように、ねずみ算式に広がり、同じようなメールがインターネットに短時間の内に急速に拡大します。

 

その為、チェーンメールはインターネット等のネットワークに大きな負荷をかけ、場合によっては、機能を麻痺させてしまいます。その為、内容にかかわらず、転送しないのが基本的なマナーとなっています。

 

例えば、1人が「チェーンメール」を10人に送り、そのメールをそれぞれが10人に送り、またそれぞれが送るとなると、10×10×10×・・・・となり、すぐに膨大な数のメールが蔓延します。

 

(23) 個人情報を盗み出すフィッシング詐欺メールに注意する

 

個人情報を盗み出す「フィッシング詐欺」とは、だまして偽りのホームページに誘い、個人情報を盗む詐欺行為です。

 

フィッシング詐欺の多くは、正規の銀行などからのメールを装い、メールに書かれたリンクをクリックさせることにより、偽の金融機関やショッピングサイトなどにユーザーを誘導し、クレジットカード番号やパスワードなどをだまし取ります。

 

詳しくは以下を参照ください。

 

フィッシング詐欺】はメールを使って個人情報を盗む詐欺、その実例とは

http://netyougo.hatenablog.com/entry/2018/03/09/111320

フィッシング詐欺の対策】の基本は、個人情報を要求しているメールにダマされないことhttp://netyougo.hatenablog.com/entry/2018/03/09/111459

 

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